Administratrice ou administrateur du programme de transformation, Bureau de mise en œuvre de la transformation

On demande

Nomination à temps plein pour une durée déterminée jusqu'au mois de 31 août 2027

Fonctions

Sous la direction du responsable de la transformation, l'administratrice ou l'administrateur de la transformation aidera l'équipe à coordonner et exécuter les projets de transformation indiquées dans le plan. Cette personne appuiera la gestion des initiatives en coordonnant les calendriers, organisant des réunions, tenant les budgets et les registres, veillant à ce que le travail soit exécuté dans les délais et en préparant des rapports sur les divers projets. Cette personne sera le point central de contact des intervenants internes et externes, et assurera les communications et la collaboration harmonieuse tout au long des travaux.

RESPONSABILITÉS

• Aider à établir et à respecter les échéances, les budgets et les calendriers des activités;
• Organiser les réunions des équipes de transformation, y compris celles du Groupe de consultation sur la transformation et y participer;
• Établir les ordres du jour et préparer les procès-verbaux, en documentant et en assurant le suivi des actions et décisions importantes;
• Faciliter les communications et le calendrier entre le Bureau de mise en œuvre de la transformation, les participants internes et les parties prenantes externes tout au long du cycle de vie du programme;
• Tenir des registres des activités liées à la gestion des initiatives de transformation, entre autres, les plans, les rapports de progrès, les présentations et les communications;
• Suivre les progrès des activités et veiller à ce que les étapes soient respectées conformément au calendrier convenu;
• Tenir les systèmes de suivi du projet et contribuer à la préparation des rapports de rendement sur les initiatives;
• Mettre à jour au besoin la documentation sur les initiatives et assurer la tenue précise des dossiers;
• Recevoir et examiner la correspondance entrante, signaler les échéances et les questions à traiter rapidement;
• Apporter du soutien et assurer la coordination avec les cadres supérieurs et le Groupe de consultation sur la transformation pour relever les possibilités et soutenir la mise en œuvre des recommandations clés;
• Gérer stratégiquement et établir la priorité des calendriers complexes et de multiples projets et questions urgents et concurrents;
• Aider à superviser les questions opérationnelles en ce qui concerne les experts-conseils travaillant pour le Groupe de consultation sur la transformation, y compris la surveillance des livrables, le soutien à l'établissement des contrats et le paiement des factures, en veillant à la conformité avec les politiques et les procédures administratives de l'Université;
• En collaboration avec le responsable de la transformation et le gestionnaire de projets, coordonner la production de rapports d'étape, ainsi que les présentations aux cadres supérieurs de la Laurentienne, aux dirigeants, au Conseil des gouverneurs et à d'autres parties prenantes (p. ex., le MCU).
• Aider à mener des examens des initiatives et à documenter les leçons;
• Soutenir l'achèvement des initiatives, en veillant à ce que tous les livrables soient finalisés;
• Participer au suivi des budgets et des dépenses des projets, en veillant à ce qu'ils respectent les paramètres financiers;
• Coordonner avec l'équipe des finances le traitement des factures et la gestion des coûts liés aux projets;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de projets ou dans un domaine pertinent;
• D'un à trois ans d'expérience en coordination de projets, en gestion de projets ou dans un domaine pertinent;
• Préparer un certificat en gestion de projets ou l'avoir obtenu (p. ex., PMP, CAPM ou l'équivalent), un atout;
• Maîtrise d'un logiciel de gestion de projets (p. ex., Microsoft Project, Trello, Asana ou des outils semblables), un atout;
• Solides compétences en communication verbale et écrite pour l'interaction avec diverses parties prenantes;
• Compétences exceptionnelles en organisation, avec souci du détail et capacité de gérer plusieurs tâches simultanément;
• Capacité de relever les défis et de travailler avec l'équipe pour créer des solutions;
• Solides compétences en gestion du temps et en établissement des priorités pour respecter les échéances;
• Capacité de travailler en collaboration avec diverses équipes et unités;
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, un atout.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L'Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l'Université, nous reconnaissons que l'équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : A1479-03

Traitement : 66 415 $ - 76 123 $ par an

Concours se termine :
Thursday, le 3 April 2025 à16h30