Commis de bureau Ventes et marketing Transfert Temporaire (#49)

Affichage interne : # 49

Du 8 au 10 octobre 2024

Assister le département et assurer le soutien nécessaire aux opérations quotidiennes du département. Le titulaire effectue le travail général de bureau.

Principales responsabilités

• Mettre à jour des données de facturation sur D365 et produire des rapports de comptes de dépenses.
• Effectuer la répartition et le suivi approprié de courriels, d'appels téléphoniques, de télécopies, de courrier interne et de courrier externe;
• Préparer des envois postaux, des impressions d'étiquettes et des impressions de documents;
• Assurer le suivi des signatures sur des formulaires de requête;
• Émettre des billets de courtoisie dans le système RTP One;
• Émettre des certificats hébergement, des certificats-cadeaux et des demandes d'hébergement interne, et faire le suivi auprès des demandeurs;
• Produire, émettre et traiter les certificats plaintes hébergement;
• Tenir à jour les fichiers de suivis en collaboration avec l'adjointe à la vice-présidente ventes, marketing et communications;
• Aider à gérer l'inventaire des cadeaux corporatifs et des emballages;
• Emballer des cadeaux corporatifs;
• Gérer l'inventaire du matériel de bureau et de la papeterie;
• Veiller au bon fonctionnement du photocopieur (approvisionnement en papier et encre, appel de service, ajout d'adresses d'envoi, etc.)
• Gérer la réservation des salles, du matériel nécessaire et des buffets de traiteurs lors des réunions et activités d'équipe;
• Porter assistance aux réservations de voyages et de déplacements à l'extérieur;
• Tenir à jour un calendrier des missions commerciales, des voyages d'affaires et des formations suivies par l'équipe;
• Tenir à jour un calendrier des vacances de l'équipe;
• Coordonner la production des cartes d'affaires pour l'équipe (commandes, validation du contenu, suivi avec l'imprimeur, etc.);
• Compiler les feuilles de temps des cadres et envoyer un rappel hebdomadaire;
• Trier, archiver et supprimer des fichiers sur le réseau;
• Trier, archiver et planifier le déchiquetage de fichiers en papier;
• Effectuer le suivi des documents liés à la formation des membres du département pour la compilation de la Loi 90;
• Contribuer à l'aménagement et la décoration des espaces de bureau;
• Participer à une rencontre hebdomadaire avec l'adjointe à la vice-présidente ventes et marketing;
• Effectuer tout autre tâche pouvant lui être assignée par son supérieur et nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.

Compétences, habiletés et qualités requises

• Secondaire V ou l'équivalent;
• Minimum 2 ans d'expérience pertinente;
• Bonne connaissance des langues anglaise et française;
• Remplir les exigences physiques reliées au poste;
• Maîtrise des logiciels Word et Excel;
• Connaissance de la suite Microsoft Office 365 (Outlook, Sharepoint, OneDrive, etc.), un atout;
• Connaissance des logiciels Ultipro et RTP, un atout;
• Habiletés en communication;
• Capable de travailler sous pression dans un milieu très actif;
• Sens de l'organisation, politesse, entregent et minutie;
• Faire preuve de respect de la confidentialité;
• Test requis avec note de passage de 70% (ne pas avoir échoué les tests dans les six (6) derniers mois).

Condition : Horaire (à titre informatif seulement);

4 jours par semaine, 32 heures par semaine, horaire de jour en semaine.

Taux horaire - Classe salariale 5 (nov.24)

A B C

20.79 $ 22.80$ 25.05 $