Archiviste médical(e) - Plusieurs postes à combler

Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d’entre nous. Nous savons qu’ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses. Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal est l’un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200 installations et points de service dans les arrondissements Plateau-Mont-Royal, Ville-Marie, Sud-Ouest et Verdun, ses équipes desservent 330 000 Montréalaises et Montréalais.

Au cœur du centre-ville de Montréal, le CIUSSS du Centre-Sud se distingue par ses expertises uniques en santé urbaine et en innovation sociale. Avec ses désignations universitaires, il se positionne également comme l’un des acteurs clés en recherche sociale au Québec.

10 missions. 10 façons de grandir ensemble.

Plusieurs postes permanents, temps plein à combler.

• 7 CHSLD du secteur Sud-Ouest Verdun (Champlain, Manoir de Verdun, Yvon-Brunet, Louis-Riel, Des Seigneurs et St-Henri)
• 7 CHSLD secteur de Jeanne-Mance (Émilie Gamelin, Bruchési, Jean-de-la-Lande, Armand Lavergne, Paul Émile Léger, Manoir de l’Âge d’Or, Ernest Routhier) ainsi que l’hôpital Chinois au besoin

RESPONSABILITÉS :

Assume les responsabilités relatives à la gestion des dossiers, à la mise en code des éléments des dossiers, à l'analyse quantitative et qualitative des dossiers, à l'application de la politique de divulgation des informations inscrites au dossier; assume la recherche, collige, analyse et interprète les données statistiques. Sous l’autorité hiérarchique du chef de service des archives et informations cliniques, l'archiviste médicale est appelée à collaborer étroitement avec le service des archives du CIUSSS pour le bénéfice d'une ou de plusieurs mission(s). (CH, CHSLD, CR, CLSC, CJ, dépendance) Son travail s’effectue selon le poste obtenu sur un ou plusieurs sites de façon structurée en fonction des activités régulières et ponctuelles. Elle est responsable du bon fonctionnement des archives médicales et oriente les agentes administratives aux fonctions du service.

• Effectuer l’analyse quantitative, qualitative des dossiers des usagers de l’hébergement temporaire et permanent et de la courte durée de réadaptation (URFI);
• Effectuer la codification des diagnostics principaux au départ des usagers en hébergement aux fins de statistiques annuelles;
• Valider et coordonner la codification des dossiers en mission hospitalière selon la nomenclature CIM-10 et saisir les données dans le système d’information Med-Echo;
• Superviser le contrôle du parachèvement du dossier médical et fait en sorte que toutes les dispositions soient prises en conformité avec les délais prévus;
• Assurer le respect des lois et politiques du CIUSSS concernant la divulgation d’information pour les dossiers usager. Tenir à jour le registre d’accès;
• Assurer l’accès aux dossiers aux personnes autorisées conformément aux lois, règlements et politiques sur la confidentialité et la circulation des dossiers;
• Participer à la semaine de sensibilisation à la confidentialité/ sécurité de l’information et assurer la sensibilisation de façon continue dans chacun des CHSLD du secteur desservi;
• Sur réception d’un subpoena duces tecum, produire les dossiers médicaux exigés devant le tribunal et représenter l’établissement, lorsque nécessaire;
• Collaborer à des études et projets de recherche par la production de données pertinentes (ex. étude par critères explicites);
• Appliquer la politique de conservation et d’épuration des dossiers médicaux. Accompagner le personnel clérical dans les processus d’épuration. Tenir à jour le registre d’épuration/destruction des dossiers;
• Tenir à jour l’inventaire des formulaires contenus aux dossiers de l’usager, définir leur emplacement et coordonner les travaux liés aux demandes de création et modification des formulaires;
• Planifier l’émondage des dossiers actifs;
• Réaliser certaines tâches cléricales tels que sorties et classement de dossiers, feuilles volantes et assemblage de dossiers;
• Assurer une gestion efficace de l’espace en filière par la mise en boîte et l’espacement des dossiers;
• Assurer de la tenue et la mise à jour de l’index relatif aux maladies, aux médecins, aux décès et aux usagers.

• Assumer la responsabilité de l’exploitation et de la validation des données recueillies dans les systèmes d’informations cliniques;
• Élaborer, produire, valider, analyser et commenter différents rapports statistiques (générateur de rapport);
• Agir à titre de pilote d’application diverse comprenant toutes les fonctions de pilotage déléguées et les suivis auprès du fournisseur informatique;
• Offrir le support applicatif et les formations ponctuelles;
• Se tenir informé et inclure les mises à jour périodiques et annuelles des cadres normatifs dans son travail quotidien;
• Produire les rapports d’indicateurs de performances demandés.

• Collaborer et participer à divers comités nécessitant son expertise (ex. létalité);
• Agir à titre de personne-ressource pour toute demande quant aux procédures en lien avec le dossier médical incluant les formations sur la confidentialité et la tenue de dossier;
• Contribuer aux activités liées à l’enseignement et au partage des connaissances en accueillant des stagiaires et en orientant des nouveaux employés;
• Rédiger, mettre à jour et assurer le respect des politiques et procédures relatives à la gestion des dossiers des usagers;
• Veiller à l’organisation matérielle, effectuer les commandes de fournitures de bureau et toutes autres requêtes pour le service;
• Participer au développement des projets informatiques, administratifs et cliniques;
• Remplacer l’archiviste médicale de l’hôpital chinois de Montréal lorsque nécessaire;
• Assister aux réunions, formations ou colloques pouvant répondre à un besoin de perfectionnement et constituant un apport pour le service;
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat, incluant les remplacements requis en l’absence d’un membre du personnel de son secteur d’activités.

• Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en archives médicales ou un diplôme d'archiviste médical d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme reconnu par l'Association des gestionnaires de l’information de la santé du Québec ou par le Collège des archivistes médicaux du Canada (Association des archivistes médicales du Canada);
• Être disposé(e) à se déplacer dans un des établissements du secteur ouvert;
• Anglais fonctionnel;
• Les candidat(e)s retenu(e)s devront passer un test écrit en lien avec le poste avant d'être convoqué(e)s pour une entrevue.

ATOUT

• Expérience de travail auprès du milieu médical.

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada, vous devez joindre une copie de l’évaluation comparative d’études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration à votre dossier en ligne, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée. (Notez que, conformément à la loi canadienne sur l'immigration, vous devez avoir le statut de citoyen canadien ou celui de résident permanent, ou encore être titulaire d’un permis de travail valide au Canada)

PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ

Le CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Nous encourageons vivement les candidatures des groupes visés : femmes, minorités visibles et ethniques, Autochtones, et personnes en situation de handicap. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon votre situation.

Seules les personnes dont la candidature a été retenue seront convoquées en entrevue.