Contracts Administrator

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Administrateur(trice) de contrats

• Faites partie d'un groupe axé sur la sécurité qui valorise l'inclusion
• Joignez-vous à notre entreprise internationale de premier plan, qui offre de formidables occasions de croissance personnelle et de développement de carrière à l'échelle mondiale
• Contrat à durée déterminée d'un an basé à Montréal

Au sujet du poste

Trouver de meilleures façonsMD de fournir les matériaux dont le monde a besoin.

Nous sommes à la recherche d'un administrateur ou d'une administratrice de contrats d'expérience qui dirigera et soutiendra les activités d'approvisionnement et de gestion des contrats pour les études de D&T et veillera ce que les projets soient exécutés en toute sécurité, à temps et dans le respect du budget, tout en assurant la conformité aux normes de qualité et en protégeant les intérêts commerciaux de Rio Tinto.

Principales responsabilités :

• Administrer et superviser le cycle de vie complet des contrats - depuis l'élaboration de la stratégie, l'appel d'offres, la négociation et l'exécution jusqu'à la clôture - conformément à la gouvernance de D&T (PM+), aux exigences juridiques, aux normes sectorielles et au droit des contrats.
• Élaborer, tenir à jour et présenter les plans contractuels des projets (PCP) et les stratégies d'approvisionnement au TEG/BED et à d'autres instances de gouvernance, en veillant à l'alignement sur les objectifs des projets, à la création de valeur et au respect de la conformité.
• Participer aux réunions hebdomadaires des projets, fournir un soutien contractuel, faire le suivi des engagements et assurer l'alignement entre les parties prenantes.
• Préparer et gérer la documentation relative aux appels d'offres, y compris les conditions des offres, les propositions et les documents contractuels types, en veillant à la cohérence avec les normes juridiques de l'entreprise et les modèles approuvés.
• Soutenir l'équipe de projet dans la rédaction, la négociation et l'administration des contrats, en veillant à leur exécution dans les délais et au respect des conditions commerciales.
• Suivre et mettre à jour régulièrement le rapport Package Procurement Status Report (PPSR), en veillant à l'exactitude des données et au respect des délais pour les livrables techniques, les étapes d'appel d'offres, les phases clés du processus d'approvisionnement et les approbations.
• Assurer la coordination avec le service d'ingénierie et les représentants des clients pour suivre les actions en cours dans le cadre du PPSR et contribuer à résoudre les problèmes afin de respecter le calendrier.
• Participer à l'évaluation et à la sélection des fournisseurs et soutenir les négociations commerciales afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
• Contrôler l'exécution des contrats, y compris l'état d'avancement, les paiements, les écarts, les conditions de clôture et le suivi des garanties.
• Tenir à jour des registres précis dans les outils de gestion des contrats.
• Fournir une contribution et des conseils stratégiques concernant les risques, les questions de recours hiérarchique et le respect des politiques de gouvernance et d'éthique en matière d'approvisionnement.

Votre contribution :

• Connaissance approfondie des lois, réglementations et politiques commerciales régissant les achats et l'administration des contrats
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit et à l'oral - ce poste implique une collaboration quotidienne avec des collègues et des partenaires au Québec et dans le monde entier
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et pour la communication, avec la capacité d'influencer les parties prenantes à tous les échelons. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste exigent une collaboration quotidienne avec des collègues, des équipes ou des partenaires basés à l'extérieur du Québec.
• Compétences en matière de résolution efficace de problèmes, jugement sûr et capacité à gérer des questions complexes dans des environnements à forte pression
• Solide gestion du temps, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités dans un contexte en évolution rapide
• Esprit analytique et solides capacités en matière de calcul et de production de rapports
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Expérience de SAP, un atout
• Baccalauréat en administration des affaires, droit ou ingénierie, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience en administration des contrats
• Au moins 10 ans d'expérience en gestion de l'approvisionnement et des contrats, avec une exposition importante aux projets d'investissement et au cycle de vie complet des contrats
• MBA, un atout

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Contracts Administrator

• Be part of a group that is safety driven and values inclusion
• Join our global leading business offering outstanding personal development & global career opportunities
• One year fixed term based in Montreal

About the role

Finding better ways™ to provide the materials the world needs.

We are seeking an experienced Contract Administrator to lead and support contract management and procurement activities for D&T studies, ensuring project delivery is executed safely, on time, and within budget, while meeting quality standards and protecting the commercial interests of Rio Tinto.

Key Responsibilities:

• Administer and oversee the full lifecycle of contracts — from strategy development, tendering, negotiation, and execution to close-out — in accordance with D&T governance (PM+), legal requirements, industry standards, and contract law.
• Develop, maintain, and present Project Contracting Plans (PCP) and procurement strategies to TEGBED and other governance forums, ensuring alignment with project objectives, value creation, and compliance.
• Participate in weekly project meetings, providing contractual support, tracking commitments, and ensuring alignment across stakeholders.
• Prepare and manage tender documentation, including conditions for bids, proposals, and contract model documents, ensuring consistency with corporate legal standards and approved templates.
• Support the project team in drafting, negotiating, and administering contracts, ensuring timely execution and compliance with commercial terms.
• Track and update the Package Procurement Status Report (PPSR) regularly, ensuring data accuracy and timelines for technical deliverables, bidding stages, procurement milestones, and approvals.
• Coordinate with engineering, and client representatives to follow up on pending actions within the PPSR and help resolve blockers to keep packages on schedule.
• Participate in supplier evaluation and selection and support commercial negotiations to secure best-value outcomes.
• Monitor contract execution, including progress, payments, variations, close-out conditions, and warranty tracking.
• Maintain accurate records in contract management tools
• Provide strategic input and advice regarding risks, escalation issues, and compliance with procurement governance and ethics policies.

What You'll Bring:

• Strong knowledge of commercial laws, regulations, and policies governing purchasing and contract administration
• Fluency in French and English, both written and spoken — this role involves daily collaboration with colleagues and partners across Quebec and globally. Rio Tinto is a global company and the duties of this position require daily collaboration with colleagues, teams, or partners based outside Quebec.
• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to influence stakeholders at all levels
• Effective problem-solving skills, sound judgment, and the ability to manage complex issues in high-pressure environments
• Strong time management, attention to detail, and ability to manage multiple priorities in a fast-paced setting
• Analytical mindset with solid numerical and reporting capabilities
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)
• Experience with SAP is an asset.
• Bachelor's degree in business administration, Law, Engineering, or equivalent combination of education and experience in Contract Administration
• Minimum 10 years of experience in procurement and contract management, with significant exposure to capital projects and the full contract lifecycle
• An MBA is considered a plus

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